Lors de sa séance du 28 août 2023, le Conseil communal, a approuvé la dépense d'un montant de 9 173,28 € pour l'acquisition du matériel nécessaire à l'utilisation du logiciel PATSY lors des élections locales du 13 octobre 2024.

Lors de la commande dudit matériel, il s'est avéré que les montants annoncés par le SPF Intérieur pour l'installation et configuration des plateformes sont plus élevés que prévus.

Lors de sa séance du 4 mars 2024, le Collège a marqué son accord sur cette dépense supplémentaire au montant de 290,40 €, TVA comprise.

En application des articles L1222-3 § 1er et L1311-5 § 2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, le Conseil communal est invité à prendre acte de la décision du Collège communal du 4 mars 2024 et d'approuver la dépense supplémentaire.

Le Conseil,

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et ses modifications ultérieures notamment l'article L1311-5 relatif aux dépenses réclamées pour des circonstances impérieuses et imprévues, où le moindre retard occasionnerait un préjudice évident et les articles L1222-7 relatif à l'adhésion à une centrale d'achat, L3111-1 et suivants relatifs à la tutelle,

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment les articles 2, 6°, 7° et 47,

Vu le décret, adopté le 31 mai 2023, modifiant le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation en ce qui concerne les élections communales,

Considérant qu'afin de simplifier le processus électoral, ce décret prévoit notamment l'utilisation généralisée, sur le territoire wallon de langue française, du logiciel d'assistance au dépouillement PATSY pour l'ensemble des bureaux de dépouillement et ce, afin de :

- garantir des résultats fiables et précis,

- accélérer les opérations de totalisation des résultats,

- offrir un confort aux opérateurs en charge du dépouillement,

Considérant que l'utilisation du logiciel est obligatoire pour les élections communales et provinciales du 13 octobre 2024,

Considérant qu'un marché public européen a été lancé et attribué en novembre 2022 à la société CIVADIS et que ce nouveau logiciel a été dénommé PATSY (Paper Ballot Totalization System),

Considérant qu'afin de faciliter le travail des communes, une centrale d'achat (contrat-cadre) a été mise en place dans le cadre du marché public attribué à la société CIVADIS (référencé IBZ-ADIB-ELECT-2-2021-F02) et que ce contrat-cadre est accessible aux communes,

Vu la délibération n°251, du Collège communal, du 7 août 2023, décidant, en autres, d'acquérir le matériel nécessaire à l'équipement des bureaux de dépouillement (1.134,56 € TVAC/bureau) pour l'utilisation du logiciel PATSY, et de souscrire au service complémentaire relatif à l'installation et configuration des plateformes (12,10 € TVAC/bureau) pour un montant total de 9.173,28 € TVAC (équipement de 8 bureaux), en application de l'article L1311 du CDLD,

Vu sa délibération n°42, du 28 août 2023, décidant :

- de prendre acte, en application de l'article L1222-3 § 1er du CDLD, de la décision du Collège communal du 7 août 2023 susvisée

- d'approuver, en application de l'article L1311-5 § 2 du CDLD, la dépense d'un montant de 9 173,28 €, qui sera inscrite à l'article budgétaire 104/123-48 du budget de 2023

- de marquer son accord sur l'adhésion à la centrale d'achat mise en place par les autorités fédérales et régionales afin d'acquérir le matériel susvisé, nécessaire pour les élections communales du 13 octobre 2024

- de marquer son accord sur l'introduction de la demande de subside relative à l'acquisition dudit matériel,

Considérant que les prix du logiciel et des services annexes nous avaient été communiqués par le SPF Intérieur,

Vu le courrier de la société CIVADIS, nous transmettant le catalogue de prix ainsi que le bon de commande à compléter afin de procéder à la commande dudit matériel,

Considérant que dans ce catalogue de prix, le prix de l'installation et configuration des plateformes est au montant de 20 € hors TVA soit 24,20 € TVAC (prix plus élevé que celui donné par le SPF Intérieur) et que ce prix s'entend par PC,

Attendu que chaque bureau de dépouillement sera équipé de 2 PC, ce qui fera un total de 16 interventions au lieu de 8 prévues initialement,

Considérant que le montant total de ce poste s'élève désormais à 320 € hors TVA (20 € X 16) soit 387,20 € TVA comprise au lieu du montant de 96,80 € TVAC prévu initialement,

Considérant que le poste du matériel est identique à la prévision et qu'il s'élève à 7.501,20 € hors TVA soit 9.076,45 € TVA comprise,

Considérant que la dépense totale actualisée sera de 9.463,65 € TVA comprise,

Considérant qu'il y a un supplément de 290,40 € TVAC par rapport à la dépense initiale,

Considérant que cette dépense supplémentaire doit être rattachée à la dépense engagée en 2023 (article 104/123-48),

Vu l'article L1311-5 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation précisant que le Conseil communal peut pourvoir, en cas de non inscription budgétaire, à des dépenses réclamées par des circonstances impérieuses et imprévues en prenant à ce sujet une résolution motivée ; dans le cas où le moindre retard occasionnerait un préjudice évident, le Collège communal, peut sous sa responsabilité, pourvoir à la dépenses, à charge d'en donner, sans délai, connaissance au Conseil communal qui délibère s'il admet ou non la dépense,

Considérant que l'utilisation du logiciel est obligatoire pour les élections locales et qu'il est impératif de procéder à la commande dans les plus brefs délais afin d'être opérationnel lors du jour J,

Statuant à l'unanimité,

DÉCIDE :

Article 1er : de prendre acte, en application de l'article L1222-3 § 1er du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, de la décision du Collège communal du 4 mars 2024 susvisée.

Article 2 : d'approuver, en application de l'article L1311-5 § 2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, la dépense supplémentaire d'un montant de 290,40 €, qui sera inscrite et rattachée à l'article budgétaire 104/123-48 du budget de 2023 (article millésimé).